Zarządzanie wiedzą

Podjęta kilka lat temu decyzja o rozwoju FOB w kierunku think-and-do-tanka, skutkuje rozwojem działań związanych z zarządzaniem wiedzą w organizacji. Ich celem jest zwiększanie efektywności i jakości działań merytorycznych FOB, a główną osobą odpowiedzialną za ich wdrażanie jest menedżerka ds. zarządzania wiedzą. Model podlega zmianom, by jak najlepiej realizować cel i ułatwić przetwarzanie informacji i aktywów intelektualnych w wartość dla interesariuszy, dostosowując środki do bieżącej sytuacji w organizacji. Na koniec raportowanego okresu składał się z następujących elementów:

Fundusz szkoleniowy

Fundusz szkoleniowy przysługuje wszystkim osobom zatrudnionym na umowę o pracę. Wysokość kwoty do wykorzystania jest ustalana na dany rok kalendarzowy i zależy od zajmowanego stanowiska. Skorzystanie z funduszu wymaga uzgodnienia z przełożoną / menedżerką ds. zarządzania wiedzą i uzyskaniu jej akceptacji dla swojego wyboru, który najczęściej mieści się w jednej spośród poniższych opcji:

  • sfinansowanie bądź dofinansowanie udziału w szkoleniach, konferencjach, kursach,
  • dofinansowanie studiów podyplomowych,
  • zakup książek związanych z tematyką odpowiedzialnego biznesu i/lub tematami, w których dana osoba chciałaby się rozwijać.

 

W 2013 i 2014 roku pracownicy i pracowniczki FOB skorzystali z blisko 1000 godzin szkoleń, i kursów, w których mogli uczestniczyć dzięki wsparciu FOB-u, co daje średnio ok. 36 godzin szkoleniowych w roku 2013 i średnio 56 godzin szkoleniowych w 2014 w przeliczeniu na 1 pracownika.

 

Tab. Średnia liczba godzin szkoleniowych w roku przypadająca na pracownika wg struktury zatrudnienia i w podziale na płeć. Dane nie uwzględniają byłych pracowników zatrudnionych w okresie raportowania.

  2013

2014

kadra zarządzająca (są tylko kobiety)

50

89

Menedżerowie /menedżerki/ wszyscy razem

70 (tylko kobiety)

88/56/64

Koordynatorzy /koordynatorki/wszyscy razem

24/2,66/11,2

8/30/24,5

Asystentki

0

0

 

Zgrywalizowany system punktów wiedzowych

System wprowadzono testowo w 2014 roku. Polega na punktowaniu poszczególnych działań związanych z poszerzaniem wiedzy pracowników i pracowniczek. Ma on na celu motywowanie do zdobywania wiedzy, docenianie wykonywanych działań, a także pokazanie wachlarza różnych ścieżek poszerzania wiedzy w danych obszarach. Zdobycie ustalonej liczby punktów nagradzane było określonymi wcześniej nagrodami (np. bonem na książki, dodatkowym dniem wolnym). W 2015 planowana jest ewaluacja funkcjonowania systemu.

 

Dzielenie się wiedzą i relacje z wydarzeń

W czasie cotygodniowych spotkań z zespołem Każdy pracownik i pracowniczka, którzy wezmą udział w jakiejś zewnętrznej konferencji, seminarium lub szkoleniu, zdaje z niej krótką relację, dzięki której pozostali pracownicy i pracowniczki dowiadują się: jakie nowe i istotne informacje można było uzyskać podczas wydarzenia, jakie elementy moglibyśmy zastosować w FOB-ie, co może być dla nas inspiracją, a co przestrogą.

 

Infrastruktura

Na infrastrukturę składają się: wiedzowe zasoby elektroniczne zgromadzone na wewnętrznym dysku i w evernote, biblioteka oraz prenumeraty(FOB prowadzi wewnętrzną bibliotekę - w postaci zbiorów wirtualnych oraz w formie zbioru wydrukowanych publikacji, która regularnie jest uzupełniana o pozycje istotne z punktu widzenia tematów, jakim organizacja się zajmuje, oraz o nowości zarówno polskie, jak i zagraniczne.

 

Audyt wiedzowy 

Audyt przeprowadzany jest raz do roku. Weryfikuje i analizuje zakres posiadanej wiedzy oraz narzędzi jej poszerzania w FOB. Celem audytu jest ocena efektywności systemu zarządzania wiedzą i stałe go usprawnianie

 

Ewaluacji rozwoju pracowników i pracowniczek

Ewaluacja przeprowadzana jest raz na pół roku przez Dyrektorkę Generalną w czasie rozmowy ewaluacyjnej. Struktura rozmowy wynika z ankiety, którą wypełniają przed spotkaniem. Jej elementem jest również wspólna ocena stopnia realizacji celów założonych dla danej osoby w danym roku. Rozmowa to także dobra okazja do bezpośredniego zgłoszenia swoich uwag i pomysłów przełożonej.

Odbieram pracowników FOB’u jako osoby wszechstronne i radzące sobie z bardzo różnego typu zadaniami niejako odpowiadając na potrzeby i oczekiwania związane ze stanowiskami, które piastują. Z jednej strony zostali zatrudnieni ze względu na swoje mocne strony i talenty w wybranych obszarach pasujących do konkretnych stanowisk, z drugiej strony ich praca jest wręcz multidyscyplinarna. Kluczowym elementem radzenia sobie z taką sytuacją jest nieustanny i wszechstronny rozwój pracowników. FOB jako organizacja, a raczej pracownicy i wytworzona przez nich kultura organizacyjna wspierają wzajemne uczenie się tych wielofunkcyjnych ról i dążenie pracowników do doskonałości. Pracownicy i zarząd wypracowali szereg narzędzi wspierających rozwój i uczenie się. Dla mnie FOB jest organizacją, którą często stawiam za wzór i podaję jako anonimowy przykład na moich szkoleniach jako organizacja ucząca się. Ponieważ proces uczenia się i rozwoju jest procesem ciągłym i paradoksem w tej sytuacji jest to, że dobrze jest gdy pracownicy i organizacja widzą, jak wiele brakuje im do doskonałości, gdyż jest to motor napędowy dalszego rozwoju. FOB chce się rozwijać - dopóki tak będzie, to będzie dobrze. 

Daniel Lichota, właściciel Columbus Doradztwo i Szkolenia