System zarządzania organizacją

[103-3] W roku 2020 nie zaszły zmiany związane ze sposobem zarządzania organizacją. W roku 2019 Walne Zebranie Członków przyjęło nową strategię FOB na lata 2019-2021. W czerwcu 2020 wybrano nowy Zarząd, który kontynuuje realizację przyjętej strategii. W dokumencie określono cele działalności operacyjnej na najbliższe lata. FOB jest organizacją zarządzaną w sposób partycypacyjny, transparentny i odpowiedzialny. FOB można nazwać organizacją zorientowaną na współpracę z biznesem (ang. business-oriented NGO). System zarządzania jest elastyczny co pozwala na optymalne zintegrowanie potrzeb naszych partnerów biznesowych z naszymi możliwościami. Kwestie formalne współpracy z naszym głównym interesariuszem są uregulowane umową. Dbamy o relacje wewnątrz organizacji starając się zapewniać Zrównoważone warunki pracy poprzez wdrażanie i przestrzeganie zapisów związanych z etyką, różnorodnością i dobrą praktyką działania dla organizacji pozarządowych.

[103-2] Dokumentem regulującym system zarządzania organizacją jest Statut, w którym zawarto najważniejsze informacje o strukturze organizacyjnej, kompetencjach i odpowiedzialności.

Sprawne zarządzanie organizacją reguluje zestaw dokumentów, określających zasady funkcjonowania procesów oraz rozwijania zasobów ludzkich takich jak:

  • Regulamin pracy
  • Regulamin rekrutacji pracowników
  • Polityka bezpieczeństwa danych osobowych wraz z instrukcją zarządzania systemem informatycznym
  • Regulamin wynagradzania
  • Regulamin funduszu premiowego
  • Regulamin funduszu szkoleniowego
  • Instrukcja obiegu dokumentów
  • Polityka bezpieczeństwa danych FOB
  • Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych
  • Polityka zakupowa
  • Polityka środowiskowa

[102-18] Na koniec 2020 roku Stowarzyszenie liczyło 35 członków. Skład Zarządu od czerwca 2020 był następujący:

  • Marzenna Strzelczak – prezeska zarządu (zmiana od 06/2020 w stosunku do ubiegłego roku),
  • Patrycja Rogowska-Tomaszycka – członkini zarządu (nowa osoba w Zarządzie od 06/2020),
  • Katarzyna Teter – członkini zarządu (nowa osoba w Zarządzie od 06/2020),
  • Izabela Rakuć - Kochaniak – członkini zarządu (nowa osoba w Zarządzie od 06/2020),
  • Monika Kulik – członkini zarządu,
  • Irena Pichola – członkini zarządu,

Zarząd nie pobiera wynagrodzenia (działalność pro-bono), przyjmując funkcję w zarządzie FOB, członkowie podpisują oświadczenie o braku konfliktu interesów (pdf). Formalnie członkinie i członkowie Zarządu nie należą do zespołu FOB. Wyjątkiem od tej zasady jest Marzena Strzelczak, zatrudniona w pełnym wymiarze czasu jako Dyrektorka Generalna.

Zarząd posiada osobny adres e-mail, na który pracownicy i pracowniczki mogą przesyłać wszelkie uwagi, rekomendacje i zapytania. Dodatkowo, Zarząd spotyka się z pracownikami i pracowniczkami na spotkaniach bezpośrednich raz na pół roku tzw. spotkania podsumowująco-planujące lub częściej jeżeli zgłoszona zostanie taka potrzeba. Członkowie i członkinie FOB mają możliwość bezpośredniego kontaktu z Zarządem także podczas Walnego Zebrania Członków i Członkiń, które odbywa się raz w roku.

Nad prawidłowością działań FOB czuwa Komisja Rewizyjna, której zadaniem jest kontrola działalności merytorycznej i organizacyjnej Stowarzyszenia oraz kontrola jego gospodarki finansowej i majątkowej. Od czerwca 2015 r. tworzą ją:

  • Przemysław Oczyp,
  • Bartłomiej Roch-Remisko,
  • Tomasz Trabuć.

Ich działalność jest jednym z elementów zarządzania ryzykiem w organizacji.

W składzie Zarządu FOB na dz. 31-12-2020 r. było 6 osób, w tym 6 kobiet. Wszyscy mieszczą się w przedziale wieku 30-60 lat. W Komisji Rewizyjnej są 3 mężczyźni, w takim samym jak Zarząd przedziale wieku.

Do dokumentów regulujących system zarządzania organizacją, obok tych wymaganych prawem, należą m.in.: Kodeks Standardów Etycznych, Karta Zasad Działania Organizacji Pozarządowych czy Karta Różnorodności.

Zarządzanie wiedzą

Wizja FOB to bycie platformą współpracy i dialogu (za wizją FOB) zbieramy napływającą do nas wiedzę, przetwarzamy i przesyłamy dalej w postaci raportów, publikacji i praktyk. Oznacza to, że tworzenie wiedzy oraz dzielenie się nią z interesariuszami przy wykorzystaniu różnorodnych form komunikacji i dotarcia to istota funkcjonowania oraz obszar strategiczny. Dzielenie się wiedzą to również tworzenie przestrzeni dla firm partnerskich, wymiana doświadczeń, wspólne uczenie się oraz wzajemne czerpanie z dobrych praktyk.

Zarządzanie wiedzą to wypracowane narzędzia zewnętrzne jak np. portal odpowiedzialnybiznes.pl, na którym publikowane są nie tylko materiały przygotowane przez FOB i dobre praktyki Partnerów FOB, ale też najważniejsze światowe raporty i badania dotyczące CSR i zrównoważonego rozwoju. Jest to baza wartościowych danych przydatnych dla wszystkich, którzy szukają informacji na trendów, wyzwań, historii sukcesów czy wyników badań z obszaru CSR i tematów pokrewnych.

Równie ważny jest rozwój zespołu, ich merytoryczne przygotowanie i nabywanie nowych kompetencji. Otwartość na zdobywanie wiedzy, śledzenie trendów i podejmowanie tematów ważnych dla praktyki gospodarczej to element działalności operacyjnej FOB.

Tematami najczęściej podejmowanymi w 2020 były: kwestie środowiskowe, GOZ, działania firm społecznie odpowiedzialnych w czasie pandemii, działania firm w kwestiach ważnych społecznie ale polaryzujących społeczeństwo, zarządzanie różnorodnością, tematyka pełnienia ról opiekuńczych przez kobiety i mężczyzn, zdrowie psychiczne pracowników, radzenie sobie z wyzwaniami pracy zdalnej i work-life balance.

Na system zarządzania wiedzą w FOB składają się:

  • dzielenie się wiedzą w ramach Zespołu, podczas spotkań pracownicy prezentują materiały na interesujący ich temat, a także przygotowanych podsumowań po najważniejszych wydarzeniach i konferencjach w jakich uczestniczą pracownicy FOB,
  • fundusz szkoleniowy (w tym: sfinansowanie bądź dofinansowanie udziału w szkoleniach, konferencjach, kursach, dofinansowanie studiów podyplomowych, zakup książek związanych z tematyką odpowiedzialnego biznesu i/lub tematami, w których dana osoba chciałaby się rozwijać). Osoba zainteresowana skorzystaniem z danego elementu funduszu zgłasza swoją propozycję do bezpośredniej przełożonej, a po otrzymaniu akceptacji może rozpocząć proces realizacji.

W roku 2020 budżet na cele szkoleniowe wyniósł 28 749,99 zł skorzystało z niego 5 osób na łączną kwotę 3 889,30 zł.

  • infrastruktura czyli zasoby wiedzy materialne (w postaci książek i publikacji polskich i zagranicznych zgromadzonych w bibliotece wewnętrznej FOB) oraz zasoby elektroniczne (gromadzone na dysku wewnętrznym i w programie Evernote)
  • monitorowanie i ewaluacja rozwoju pracowniczek i pracowników w czasie indywidualnych spotkań z Dyrektorką Generalną. Rozmowy ewaluacyjne odbywają się raz na pół roku w oparciu o przygotowany i wypełniony przez wszystkich kwestionariusz. W czasie spotkania omawiane są osiągnięcia danej osoby, stopień realizacji założonych celów, w tym celów rozwojowych. Rozmowa z przełożoną to również okazja do podzielenia się uwagami czy zgłoszenia nowych pomysłów związanych z rozwojem organizacji oraz osobistym rozwojem zawodowym
  • menadżer ds. zarządzania wiedzą – stanowisko powołane w 2019 r., do którego obowiązków należy m.in. realizacja badań i publikacji FOB oraz koordynacja działań dotyczących zarządzania wiedzą w FOB

W roku 2020 zespół FOB uczestniczył w 10 wydarzeniach tematycznych, branżowych oraz konferencjach w roli uczestniczek i uczestników a także 13 razy jako osoby występujące.

W ramach dzielenia się wiedzą z interesariuszami zewnętrznymi wykorzystywane są różnorodne formy i narzędzia przekazu (jak np. publikacje, konferencje, szkolenia, webinaria, warsztaty, wyjazdy studyjne do firm) z przekazem internetowym włącznie (za pośrednictwem strony internetowej, mediów społecznościowych, nagrań wideo, webinariów czy relacji prowadzonych na żywo). W 2020 roku większa część aktywności realizowana była online za pośrednictwem webinariów, transmisji na żywo oraz podcastów.

Pracowniczki i pracownicy FOB są autorkami i autorami artykułów w pismach specjalistycznych i mediach głównego nurtu, występują na konferencjach jako eksperci oraz prowadzą różnorodne spotkania i szkolenia służące upowszechnianiu wiedzy. Informacja o Forum Odpowiedzialnego Biznesu i prowadzonych inicjatywach ukazała się 4569 razy, w tym wypowiedzi ekspertów Forum pojawiły się 921 razy (dane z monitoringu mediów IMM, partnera analitycznego Forum Odpowiedzialnego Biznesu).

Wspomniane wcześniej kanały komunikacji z interesariuszami: www.odpowiedzialnybiznes.pl, Fanpage Forum Odpowiedzialnego Biznesu, Karty Różnorodności, Ligii Odpowiedzialnego Biznesu, Raproty Społeczne - https://www.facebook.com/Raportyspoleczne, profil na Twitterze, profil na LinkedIn, Instagram, kanał na YouTube, profil na SoundCloud, Newslettery Programu Partnerstwa i Karty Różnorodności oraz Newsletter Respo są równocześnie ważnym medium dzielenia się wiedzą. Co roku kolejne osoby zainteresowane społeczną odpowiedzialnością decydują się na dołączenie do społeczności poprzez lajkowanie naszych stron. Poniżej przedstawiono zestawienie z 3 ostatnich edycji raportu dotyczące aktywności na stronie odpowiedzialnybiznes.pl oraz aktywności na głównych stronach FB.

Aktywności w portalu odpowiedzialnybiznes.pl

odpowiedzialnybiznes.pl 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Użytkownicy 139 357 142 567 186 945 164 499 188 450 271 936
Sesje 213 456 233 107 280 843 261 078 273 643 387 654
Odsłony 441 539 502 129 544 677 560 146 579 314 783 707

 

Aktywność na Facebook

Fanpage - liczba fanów na koniec roku 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Forum Odpowiedzialnego Biznesu 8088 9249 9843 10449 11050 11767
Raporty Społeczne 849 1103 1245 1350 1431 1494
Karta Różnorodności 1059 1308 1530 1637 1683 1746
Liga Odpowiedzialnego Biznesu 2791 3005 3190 3296 3376 3421