System zarządzania organizacją

[103-3] W roku 2021 nie zaszły zmiany związane ze sposobem zarządzania organizacją. W roku 2019 Walne Zebranie Członków przyjęło nową strategię FOB na lata 2019-2021.  W 2021 rozpoczęły się prace nad nową strategią na lata 2022 -2024.  Od czerwca 2020 w strukturach organizacji funkcjonuje nowy Zarząd odpowiedzialny za realizację strategii FOB przyjętej na najbliższe lata. Dokładamy starań, by zarządzanie organizacją odbywało się w sposób partycypacyjny, transparentny i odpowiedzialny w różnych wymiarach zarządzania, w kontekście spraw pracowniczych, planowania i realizacji celów organizacji, w tym celów finansowych. Dzięki dobrej organizacji struktur oraz relatywnie małej wielkości organizacja wypracowała elastyczne podejście do zarządzania. FOB zorientowany jest na współpracę z biznesem. Elastyczne mechanizmy zarządzania, przy zrównoważonym zarządzaniu zasobami finansowymi umożliwiają optymalne podejście do zarządzania relacjami z interesariuszami, planowania i osiągania celów oraz współpracę międzysektorową.  Kwestie formalne współpracy z naszym głównym interesariuszem są uregulowane umową. Dbamy o relacje wewnątrz organizacji starając się zapewniać Zrównoważone warunki pracy poprzez wdrażanie i przestrzeganie zapisów związanych z etyką, różnorodnością i dobrą praktyką działania dla organizacji pozarządowych.

[103-2] Dokumentem regulującym system zarządzania organizacją jest Statut, w którym zawarto najważniejsze informacje o strukturze organizacyjnej, kompetencjach i odpowiedzialności.

Sprawne zarządzanie organizacją reguluje zestaw dokumentów, określających zasady funkcjonowania procesów oraz rozwijania zasobów ludzkich takich jak:

  • Regulamin pracy
  • Regulamin rekrutacji pracowników
  • Polityka bezpieczeństwa danych osobowych wraz z instrukcją zarządzania systemem informatycznym
  • Regulamin wynagradzania
  • Regulamin funduszu premiowego
  • Regulamin funduszu szkoleniowego
  • Instrukcja obiegu dokumentów
  • Polityka bezpieczeństwa danych FOB
  • Polityka prywatności  i przetwarzania danych osobowych
  • Polityka zakupowa
  • Polityka środowiskowa

[102-18] Na koniec 2021 roku Stowarzyszenie liczyło 35 członków.  31 maja 2021 r. odbyło się Walne Zebranie Członków i Członkiń Stowarzyszenie Forum Odpowiedzialnego Biznesu w wyniku, którego powołano do Zarządu nową członkinię zarządu, tj. Joannę Gorczycę.  Skład Zarządu od 31 maja 2021 r. jest więc następujący:

  • Marzenna Strzelczak – prezeska zarządu,
  • Patrycja Rogowska-Tomaszycka,
  • Katarzyna Teter – członkini zarządu,
  • Izabela Rakuć - Kochaniak – członkini zarządu,
  • Monika Kulik – członkini zarządu,
  • Irena Pichola- członkini zarządu,
  • Joanna Gorczyca – członkini zarządu od 31 maja 2021 r.

Zarząd nie pobiera wynagrodzenia (działalność pro-bono), przyjmując funkcję w zarządzie FOB, członkowie podpisują oświadczenie o braku konfliktu interesów. Formalnie członkinie i członkowie Zarządu nie należą do zespołu FOB. Wyjątkiem od tej zasady jest Marzenna Strzelczak, zatrudniona w pełnym wymiarze czasu jako Dyrektorka Generalna.

Zarząd posiada osobny adres e-mail, na który pracownicy i pracowniczki mogą przesyłać wszelkie uwagi, rekomendacje i zapytania. Dodatkowo,  Zarząd spotyka się z pracownikami i pracowniczkami na spotkaniach bezpośrednich raz na pół roku tzw. spotkania podsumowująco-planujące lub częściej jeżeli zgłoszona zostanie taka potrzeba. Członkowie i członkinie FOB mają możliwość bezpośredniego kontaktu z Zarządem także podczas Walnego Zebrania Członków i Członkiń, które odbywa się raz w roku.

Nad prawidłowością działań FOB czuwa Komisja Rewizyjna, której zadaniem jest kontrola działalności merytorycznej i organizacyjnej Stowarzyszenia oraz kontrola jego gospodarki finansowej i majątkowej. Od czerwca 2015 r. tworzą ją:

  • Przemysław Oczyp,
  • Bartłomiej Roch-Remisko,
  • Tomasz Trabuć.

Ich działalność jest jednym z elementów zarządzania ryzykiem w organizacji.

W składzie  Zarządu FOB na dz. 31-12-2021 r. było 7 osób, w tym 7 kobiet. Wszyscy mieszczą się w przedziale wieku 30-60 lat. W Komisji Rewizyjnej są 3 mężczyźni, w takim samym jak Zarząd przedziale wieku.

Do dokumentów regulujących system zarządzania organizacją, obok tych wymaganych prawem, należą m.in.: Kodeks Standardów Etycznych, Karta Zasad Działania Organizacji Pozarządowych czy Karta Różnorodności

Zarządzanie wiedzą

Działalność FOB ściśle związana jest za zarządzaniem wiedzą. To m.in. dlatego strategicznymi wymiarami są kształtowanie, analizowanie i promowanie. Każdy z tych wymiarów związany jest z gromadzeniem, przetwarzaniem i upowszechnianiem wiedzy. W wizji organizacji, FOB jest platformą współpracy i dialogu co realizowane jest przez bieżącą działalność uwzględniającą różnorodne formy przekazu oraz włączanie interesariuszy nie tylko jako odbiorców komunikatów ale również jako tworzących treść.

Utrzymywanie kontaktu, stwarzanie sposobności do spotkań i wymiany doświadczeń oraz działalność publikacyjna i badawcza to trzon podstawowego celu FOB. Główną platformą jest portal odpowiedzialnybiznes.pl, na którym publikowane są nie tylko materiały przygotowane przez FOB i dobre praktyki Partnerów FOB, ale też najważniejsze światowe raporty i badania dotyczące CSR i zrównoważonego rozwoju. Jest to baza wartościowych danych przydatnych dla wszystkich, którzy szukają informacji na trendów, wyzwań, historii sukcesów czy wyników badań z obszaru CSR i tematów pokrewnych. Z wiedzą o CSR i zrównoważonym rozwoju docieramy również poprzez inne kanały w mediach społecznościowych a także przez naszą obecność na konferencjach, partnerstwa merytoryczne itp.

Równie ważny jest wymiar wewnętrzny zarządzania wiedzą, w tym m.in.:

  • infrastruktura czyli zasoby wiedzy materialne (w postaci książek i publikacji polskich i zagranicznych zgromadzonych w bibliotece wewnętrznej FOB) oraz zasoby elektroniczne (gromadzone na dysku wewnętrznym)
  • monitorowanie i ewaluacja rozwoju pracowniczek i pracowników w czasie indywidualnych spotkań z Dyrektorką Generalną. Rozmowy ewaluacyjne odbywają się raz na pół roku w oparciu o przygotowany i wypełniony przez wszystkich kwestionariusz. W czasie spotkania omawiane są osiągnięcia danej osoby, stopień realizacji założonych celów, w tym celów rozwojowych
  • ocena stopnia satysfakcji pracowniczek_ów w dorocznej ankiecie ewaluacyjnej
  • dzielenie się wiedzą w ramach Zespołu, podczas spotkań pracownicy prezentują materiały na interesujący ich temat, a także przygotowanych podsumowań po najważniejszych wydarzeniach i konferencjach w jakich uczestniczą pracownicy FOB,
  • fundusz szkoleniowy (w tym: sfinansowanie bądź dofinansowanie udziału w szkoleniach, konferencjach, kursach, dofinansowanie studiów podyplomowych, zakup książek związanych z tematyką odpowiedzialnego biznesu i/lub tematami, w których dana osoba chciałaby się rozwijać). Osoba zainteresowana skorzystaniem z danego elementu funduszu zgłasza swoją propozycję do bezpośredniej przełożonej, a po otrzymaniu akceptacji może rozpocząć proces realizacji
  • pytania dotyczące możliwości rozwoju w ankiecie podczas exit interview na zakończenie pracy w FOB

Rozwój zespołu, znajomość problematyki związanej ze społeczną odpowiedzialnością i zrównoważonym rozwojem, umiejętność analizy danych oraz prezentowania treści to ważne wymiary zarządzania wiedzą. Możliwość dzielenia się wiedzą z innymi daje ich merytoryczne przygotowanie i otwartość do nabywania nowych kompetencji. Daje to wysoką jakość prowadzonych działań i szansę na podejmowanie tematów ważnych dla praktyki gospodarczej.

W roku 2021 budżet na cele szkoleniowe wyniósł 26.166,67 zł skorzystało z niego 13 osób na łączną kwotę 16.619,75 zł.

W roku 2021 zespół FOBu uczestniczył w 15 wydarzeniach tematycznych, branżowych oraz konferencjach w roli uczestniczek i uczestników, a także 11 razy jako osoby występujące.

Forum Odpowiedzialnego Biznesu dzieli się swoją wiedzą z interesariuszami zewnętrznymi. W tym celu wykorzystywane są różne formy i narzędzia przekazu (jak np. publikacje, konferencje, szkolenia, webinaria, warsztaty, wyjazdy studyjne do firm) z przekazem internetowym włącznie (za pośrednictwem strony internetowej, mediów społecznościowych, nagrań wideo, webinariów czy relacji prowadzonych na żywo). W 2021 roku większa część aktywności realizowana była online za pośrednictwem webinariów, transmisji na żywo oraz podcastów.

Pracowniczki i pracownicy FOB są autorkami i autorami artykułów w pismach specjalistycznych i mediach głównego nurtu, występują na konferencjach jako eksperci_ki oraz prowadzą różnorodne spotkania i szkolenia służące upowszechnianiu wiedzy. Informacja o Forum Odpowiedzialnego Biznesu i prowadzonych inicjatywach ukazała się 5061 razy, w tym wypowiedzi ekspertów_ek Forum pojawiły się 724 razy (dane z monitoringu mediów IMM, partnera analitycznego Forum Odpowiedzialnego Biznesu).

Wspomniane wcześniej kanały komunikacji z interesariuszami:

są równocześnie ważnym medium dzielenia się wiedzą. Co roku kolejne osoby zainteresowane społeczną odpowiedzialnością decydują się na dołączenie do społeczności poprzez polubienia naszych stron. Poniżej przedstawiono aktywności na stronie odpowiedzialnybiznes.pl oraz aktywności w profilach FOB w mediach społecznościowych w latach 2017-2021.

Aktywności w portalu odpowiedzialnybiznes.pl

odpowiedzialnybiznes.pl 2017 2018 2019 2020 2021
Użytkownicy 186 945 164 499 188 450 271 936 239 344
Sesje 280 843 261 078 273 643 387 654 335 218
Odsłony 544 677 560 146 579 314 783 707 669 072

Dane w oparciu o mechanizm Google Analytics

Aktywność na Facebook

Fanpage - liczba fanów na koniec roku 2017 2018 2019 2020 2021
Forum Odpowiedzialnego Biznesu 9 843 10 449 11 050 11 767 12 097
Raporty Społeczne 1 245 1 350 1 431 1 494 1 507
Karta Różnorodności 1 530 1 637 1 683 1 746 1 873
Liga Odpowiedzialnego Biznesu 3 190 3 296 3 376 3 421 3 461

Aktywność na LinkedIn

Fanpage - liczba obserwujących na koniec roku 2017 2018 2019 2020 2021
Forum Odpowiedzialnego Biznesu 1 176 1 988 3 038 4 185 5 717

Na LinkedIn uruchomiono także profile Karty Różnorodności i Chapter Zero Poland. Na 31.12.2021 r. mają one odpowiednio 601 i 489 obserwujących.