System zarządzania organizacją

[103-3] W roku 2019 nie zaszły zmiany związane ze sposobem zarządzania organizacją. W roku 2019 Walne Zebranie Członków przyjęło nową strategię FOB na lata 2019-2021. W dokumencie określono cele działalności operacyjnej na najbliższe lata. Za realizację strategii odpowiada Zarząd. FOB jest organizacją zarządzaną w sposób partycypacyjny, transparentny i odpowiedzialny z wyróżniającą się na rynku ofertą dla pracowników/ek. FOB można nazwać organizacją zorientowaną na współpracę z biznesem (ang. business-oriented NGO). Produkty FOB powstają w oparciu o badanie potrzeb i oczekiwań otoczenia zewnętrznego głównie biznesu. Nasz system zarządzania jest elastyczny co pozwala na optymalne zintegrowanie potrzeb naszych partnerów biznesowych z naszymi możliwościami. Kwestie formalne współpracy z naszym głównym interesariuszem są uregulowane umową. Dbamy o relacje wewnątrz organizacji starając się zapewniać Zrównoważone warunki pracy poprzez wdrażanie i przestrzeganie zapisów związanych z etyką, różnorodnością i dobrą praktyką działania dla organizacji pozarządowych.

[103-2] Dokumentem regulującym system zarządzania organizacją jest Statut, w którym zawarto najważniejsze informacje o strukturze organizacyjnej, kompetencjach i odpowiedzialności.

Sprawne zarządzanie organizacją reguluje zestaw dokumentów, określających zasady funkcjonowania procesów oraz rozwijania zasobów ludzkich takich jak:

  • Regulamin pracy
  • Regulamin rekrutacji pracowników
  • Polityka bezpieczeństwa danych osobowych wraz z instrukcją zarządzania systemem informatycznym
  • Regulamin wynagradzania
  • Regulamin funduszu premiowego
  • Regulamin funduszu szkoleniowego
  • Instrukcja obiegu dokumentów
  • Polityka bezpieczeństwa danych FOB
  • Polityka prywatności  i przetwarzania danych osobowych
  • Polityka zakupowa
  • Polityka środowiskowa

[102-18] Na koniec 2019 roku Stowarzyszenie liczyło 35 członków. Skład Zarządu od czerwca 2019 był następujący:

  • Dominika Bettman – prezeska zarządu, Siemens
  • Michał Gajewski – członek zarządu (zmiana w stosunku do ubiegłego zarządu), Santander Bank Polska
  • Aneta Jaworska-Rutkowska – członkini zarządu, Jeronimo Martins Polska
  • Monika Kulik – członkini zarządu, Orange Polska
  • Irena Pichola- członkini zarządu, Deloitte
  • Marzena Strzelczak – członkini zarządu, Forum Odpowiedzialnego Biznesu.

Zarząd nie pobiera wynagrodzenia (działalność pro-bono), przyjmując funkcję w zarządzie FOB, członkowie podpisują . Formalnie członkinie i członkowie Zarządu nie należą do zespołu FOB.  Wyjątkiem od tej zasady jest Marzena Strzelczak, zatrudniona w pełnym wymiarze czasu jako Dyrektorka Generalna.

Zarząd posiada osobny adres e-mail, na który pracownicy i pracowniczki mogą przesyłać wszelkie uwagi, rekomendacje i zapytania. Dodatkowo,  Zarząd spotyka się z pracownikami i pracowniczkami na spotkaniach bezpośrednich raz na pół roku tzw. spotkania podsumowująco-planujące lub częściej jeżeli zgłoszona zostanie taka potrzeba. Członkowie i członkinie FOB mają możliwość bezpośredniego kontaktu z Zarządem także podczas Walnego Zebrania Członków i Członkiń, które odbywa się raz w roku.

Nad prawidłowością działań FOB czuwa Komisja Rewizyjna, której zadaniem jest kontrola działalności merytorycznej i organizacyjnej Stowarzyszenia oraz kontrola jego gospodarki finansowej i majątkowej. Od czerwca 2015 r. tworzą ją:

  • Przemysław Oczyp,
  • Bartłomiej Roch-Remisko
  • Tomasz Trabuć

Ich działalność jest jednym z elementów zarządzania ryzykiem w organizacji.

W składzie  Zarządu FOB w roku 2019 było 6 osób: 5 kobiet i 1 mężczyzna. Wszyscy mieszczą się w przedziale wieku 30-60 lat. W Komisji Rewizyjnej są 3 mężczyźni, w takim samym jak Zarząd przedziale wieku.

Do dokumentów regulujących system zarządzania organizacją, obok tych wymaganych prawem, należą m.in.: Kodeks Standardów Etycznych, Karta Zasad Działania Organizacji Pozarządowych czy Karta Różnorodności

 

Zarządzanie wiedzą

Zarządzanie wiedzą dla FOB jest ważnym elementem budowania pozycji i realizacji misji społecznej. Przez naszą organizację przepływa ogromna ilość wiedzy na temat zrównoważonego rozwoju. Jako platformą współpracy i dialogu (za wizją FOB) zbieramy napływającą do nas wiedzę, przetwarzamy i przesyłamy dalej w postaci raportów, publikacji i praktyk. Dajemy naszym partnerom (firmom) możliwość dzielenia się wiedzą, uczenia się od siebie i od nas, a my uczymy się od naszych partnerów.

Ważnym źródłem wiedzy na temat zrównoważonego rozwoju jest portal odpowiedzialnybiznes.pl, na którym publikowane są nie tylko materiały przygotowane przez FOB i dobre praktyki Partnerów FOB, ale też najważniejsze światowe raporty i badania dotyczące CSR i zrównoważonego rozwoju. Jest to ogromnej wartości baza dla wszystkich, którzy szukają informacji na ten temat.

Rozwój zespołu i nabywanie nowych kompetencji pozwalają na aktywne odpowiadanie na bieżące potrzeby a także na podejmowanie tematów kluczowych z perspektywy trendów. Zarządzanie wiedzą zajmuje ważne miejsce w strategii oraz działaniach operacyjnych FOB. Dotyczy to zdobywania, utrwalania i dzielenia się nią z interesariuszami. Model zarządzania wiedzą podlega ciągłym zmianom i w dużej mierze zależy od pracownic i pracowników.

Na system zarządzania wiedzą w FOB składają się:

  • dzielenie się wiedzą w ramach Zespołu, podczas spotkań  pracownicy prezentują materiały na interesujący ich temat, a także przygotowanych podsumowań po najważniejszych wydarzeniach i konferencjach w jakich uczestniczą pracownicy FOB.
  • fundusz szkoleniowy (w tym: sfinansowanie bądź dofinansowanie udziału w szkoleniach, konferencjach, kursach, dofinansowanie studiów podyplomowych, zakup książek związanych z tematyką odpowiedzialnego biznesu i/lub tematami, w których dana osoba chciałaby się rozwijać). Osoba zainteresowana skorzystaniem z danego elementu funduszu zgłasza swoją propozycję do bezpośredniej przełożonej, a po otrzymaniu akceptacji może rozpocząć proces realizacji. W roku 2019 budżet na cele szkoleniowe wyniósł  23833,33zł skorzystało z niego  6 osób na łączną kwotę 9546,50 zł.
  • infrastruktura czyli zasoby wiedzy materialne (w postaci książek i publikacji polskich i zagranicznych zgromadzonych w bibliotece wewnętrznej FOB) oraz zasoby elektroniczne (gromadzone na dysku wewnętrznym i w programie Evernote)
  • monitorowanie i ewaluacja rozwoju pracowniczek i pracowników w czasie indywidualnych spotkań z Dyrektorką Generalną. Rozmowy ewaluacyjne odbywają się raz na pół roku w oparciu o przygotowany i wypełniany przez wszystkich kwestionariusz. W czasie spotkania omawiane są osiągnięcia danej osoby, czyli stopień realizacji założonych celów, w tym celów rozwojowych. Rozmowa z przełożoną to również okazja do podzielenia się uwagami czy zgłoszenia nowych pomysłów związanych z rozwojem organizacji oraz osobistym rozwojem zawodowym
  • menadżer ds. zarządzania wiedzą, powołany w 2019 r., do którego obowiązków należy m.in. realizacja badań i publikacji FOB oraz koordynacja działań dotyczących zarządzania wiedzą w FOB

W roku 2019 zespół FOBu uczestniczył w 52 wydarzeniach tematycznych, branżowych oraz konferencjach w roli uczestniczek i uczestników.

Tematami najczęściej podejmowanymi w 2019 były: dostępność, raportowanie społeczne, relacje z interesariuszami, wellbeing i kwestie związane z zarządzaniem różnorodnością, GOZ.

W ramach dzielenia się wiedzą z interesariuszami zewnętrznymi wykorzystywane są różnorodne formy i narzędzia przekazu (jak np. publikacje, konferencje, szkolenia, webinaria, warsztaty, wyjazdy studyjne do firm) z przekazem internetowym włącznie (za pośrednictwem strony internetowej, mediów społecznościowych, nagrań wideo, webinariów czy relacji prowadzonych na żywo).

Aktywność na Facebook

Fanpage liczba fanów (na koniec 2019)
Forum Odpowiedzialnego Biznesu 11050
Raporty Społeczne 1431
Karta Różnorodności 1683
Liga Odpowiedzialnego Biznesu 3376

Pracowniczki i pracownicy FOB są autorkami i autorami artykułów pismach specjalistycznych i mediach głównego nurtu, występują na konferencjach jako eksperci oraz prowadzą różnorodne spotkania i szkolenia służące upowszechnianiu wiedzy. Informacja o Forum Odpowiedzialnego Biznesu ukazała się w 2019 5879 razy, w tym wypowiedzi ekspertów Forum pojawiły się 426 razy (dane z monitoringu mediów IMM, partnera analitycznego Forum Odpowiedzialnego Biznesu).

Portal odpowiedzialnybiznes.pl to podstawowe źródło komunikacji z zainteresowanymi naszą działalnością (tabela aktywności). Zainteresowane osoby otrzymują raz na dwa tygodnie newsletter Respo z podsumowaniem najważniejszych informacji. Osobny newsletter otrzymują partnerzy biznesowi współpracujący z FOB w ramach Programu Partnerstwa oraz Karty Różnorodności.

Aktywności w portalu odpowiedzialnybiznes.pl

odpowiedzialnybiznes.pl 2019
Użytkownicy 188 450
Sesje 273 643
Odsłony 579 314

Dane w oparciu o mechanizm Google Analytics

"Jeżeli chcesz o czymś dużo wiedzieć, napisz o tym książkę!” – te, trochę żartobliwe, słowa jednego z moich dawnych wykładowców, prof. Dariusza Kołodziejczyka niosą proste przesłanie – jeśli mamy być w czymś naprawdę dobrzy to musimy poświęcić na to dużo czasu i energii, a ostatecznie zamienić zdobytą wiedzę w konkretny produkt. I tak się właśnie dzieje w FOB.

Rozwój naszej eksperckiej wiedzy opiera się na stałym kontakcie z praktykami CSR – przedstawicielami firm (zarówno Partnerów FOB, jak i innych), naukowcami, przedstawicielami organizacji pozarządowych i wszystkich innych zajmujących się praktyczną stroną CSR. Tę wiedzę, którą pozyskujemy, przekuwamy na raporty, szkolenia, publikacje i artykuły eksperckie.

Przekazując zdobytą wiedzę szukamy nowych pomysłów, nowych dróg dotarcia do odbiorców. Korzystamy z form tradycyjnych i online, z webinariów, konkursów, hackathonów, szukamy ciekawych mówców. Chcemy aby nasze materiały były atrakcyjne merytorycznie, ale też przystępne w formie.

Zwracamy uwagę, aby zdobywana i przekazywana przez nas wiedza pochodziła z różnych źródeł, gdyż tylko wtedy możemy patrzeć na temat z różnych punktów widzenia, dostrzegać jego wady i zalety, a ostatecznie znaleźć najlepsze rozwiązanie. Jest to dla nas naturalne, gdyż jako pracownicy i pracownice FOB mamy różne doświadczenia i potrafimy dostrzegać wagę różnych elementów naszego otoczenia.

Nie uciekamy też od tradycyjnych sposobów pozyskiwania wiedzy. W każdej chwili możemy sięgnąć do naszej biblioteki pełnej CSR-owych inspiracji, możemy korzystać ze szkoleń i uzyskać wsparcie finansowe żeby rozwijać swoje zainteresowania dotyczące zrównoważonego rozwoju.

Tadeusz Joniewicz
Menadżer ds. zarządzania wiedzą w FOB