System zarządzania organizacją
[103-3] W roku 2019 nie zaszły zmiany związane ze sposobem zarządzania organizacją. W roku 2019 Walne Zebranie Członków przyjęło nową strategię FOB na lata 2019-2021. W dokumencie określono cele działalności operacyjnej na najbliższe lata. Za realizację strategii odpowiada Zarząd. FOB jest organizacją zarządzaną w sposób partycypacyjny, transparentny i odpowiedzialny z wyróżniającą się na rynku ofertą dla pracowników/ek. FOB można nazwać organizacją zorientowaną na współpracę z biznesem (ang. business-oriented NGO). Produkty FOB powstają w oparciu o badanie potrzeb i oczekiwań otoczenia zewnętrznego głównie biznesu. Nasz system zarządzania jest elastyczny co pozwala na optymalne zintegrowanie potrzeb naszych partnerów biznesowych z naszymi możliwościami. Kwestie formalne współpracy z naszym głównym interesariuszem są uregulowane umową. Dbamy o relacje wewnątrz organizacji starając się zapewniać Zrównoważone warunki pracy poprzez wdrażanie i przestrzeganie zapisów związanych z etyką, różnorodnością i dobrą praktyką działania dla organizacji pozarządowych.
[103-2] Dokumentem regulującym system zarządzania organizacją jest Statut, w którym zawarto najważniejsze informacje o strukturze organizacyjnej, kompetencjach i odpowiedzialności.
Sprawne zarządzanie organizacją reguluje zestaw dokumentów, określających zasady funkcjonowania procesów oraz rozwijania zasobów ludzkich takich jak:
- Regulamin pracy
- Regulamin rekrutacji pracowników
- Polityka bezpieczeństwa danych osobowych wraz z instrukcją zarządzania systemem informatycznym
- Regulamin wynagradzania
- Regulamin funduszu premiowego
- Regulamin funduszu szkoleniowego
- Instrukcja obiegu dokumentów
- Polityka bezpieczeństwa danych FOB
- Polityka prywatności i przetwarzania danych osobowych
- Polityka zakupowa
- Polityka środowiskowa
[102-18] Na koniec 2019 roku Stowarzyszenie liczyło 35 członków. Skład Zarządu od czerwca 2019 był następujący:
- Dominika Bettman – prezeska zarządu, Siemens
- Michał Gajewski – członek zarządu (zmiana w stosunku do ubiegłego zarządu), Santander Bank Polska
- Aneta Jaworska-Rutkowska – członkini zarządu, Jeronimo Martins Polska
- Monika Kulik – członkini zarządu, Orange Polska
- Irena Pichola- członkini zarządu, Deloitte
- Marzena Strzelczak – członkini zarządu, Forum Odpowiedzialnego Biznesu.
Zarząd nie pobiera wynagrodzenia (działalność pro-bono), przyjmując funkcję w zarządzie FOB, członkowie podpisują . Formalnie członkinie i członkowie Zarządu nie należą do zespołu FOB. Wyjątkiem od tej zasady jest Marzena Strzelczak, zatrudniona w pełnym wymiarze czasu jako Dyrektorka Generalna.
Zarząd posiada osobny adres e-mail, na który pracownicy i pracowniczki mogą przesyłać wszelkie uwagi, rekomendacje i zapytania. Dodatkowo, Zarząd spotyka się z pracownikami i pracowniczkami na spotkaniach bezpośrednich raz na pół roku tzw. spotkania podsumowująco-planujące lub częściej jeżeli zgłoszona zostanie taka potrzeba. Członkowie i członkinie FOB mają możliwość bezpośredniego kontaktu z Zarządem także podczas Walnego Zebrania Członków i Członkiń, które odbywa się raz w roku.
Nad prawidłowością działań FOB czuwa Komisja Rewizyjna, której zadaniem jest kontrola działalności merytorycznej i organizacyjnej Stowarzyszenia oraz kontrola jego gospodarki finansowej i majątkowej. Od czerwca 2015 r. tworzą ją:
- Przemysław Oczyp,
- Bartłomiej Roch-Remisko
- Tomasz Trabuć
Ich działalność jest jednym z elementów zarządzania ryzykiem w organizacji.
W składzie Zarządu FOB w roku 2019 było 6 osób: 5 kobiet i 1 mężczyzna. Wszyscy mieszczą się w przedziale wieku 30-60 lat. W Komisji Rewizyjnej są 3 mężczyźni, w takim samym jak Zarząd przedziale wieku.
Do dokumentów regulujących system zarządzania organizacją, obok tych wymaganych prawem, należą m.in.: Kodeks Standardów Etycznych, Karta Zasad Działania Organizacji Pozarządowych czy Karta Różnorodności
Zarządzanie wiedzą
Zarządzanie wiedzą dla FOB jest ważnym elementem budowania pozycji i realizacji misji społecznej. Przez naszą organizację przepływa ogromna ilość wiedzy na temat zrównoważonego rozwoju. Jako platformą współpracy i dialogu (za wizją FOB) zbieramy napływającą do nas wiedzę, przetwarzamy i przesyłamy dalej w postaci raportów, publikacji i praktyk. Dajemy naszym partnerom (firmom) możliwość dzielenia się wiedzą, uczenia się od siebie i od nas, a my uczymy się od naszych partnerów.
Ważnym źródłem wiedzy na temat zrównoważonego rozwoju jest portal odpowiedzialnybiznes.pl, na którym publikowane są nie tylko materiały przygotowane przez FOB i dobre praktyki Partnerów FOB, ale też najważniejsze światowe raporty i badania dotyczące CSR i zrównoważonego rozwoju. Jest to ogromnej wartości baza dla wszystkich, którzy szukają informacji na ten temat.
Rozwój zespołu i nabywanie nowych kompetencji pozwalają na aktywne odpowiadanie na bieżące potrzeby a także na podejmowanie tematów kluczowych z perspektywy trendów. Zarządzanie wiedzą zajmuje ważne miejsce w strategii oraz działaniach operacyjnych FOB. Dotyczy to zdobywania, utrwalania i dzielenia się nią z interesariuszami. Model zarządzania wiedzą podlega ciągłym zmianom i w dużej mierze zależy od pracownic i pracowników.
Na system zarządzania wiedzą w FOB składają się:
- dzielenie się wiedzą w ramach Zespołu, podczas spotkań pracownicy prezentują materiały na interesujący ich temat, a także przygotowanych podsumowań po najważniejszych wydarzeniach i konferencjach w jakich uczestniczą pracownicy FOB.
- fundusz szkoleniowy (w tym: sfinansowanie bądź dofinansowanie udziału w szkoleniach, konferencjach, kursach, dofinansowanie studiów podyplomowych, zakup książek związanych z tematyką odpowiedzialnego biznesu i/lub tematami, w których dana osoba chciałaby się rozwijać). Osoba zainteresowana skorzystaniem z danego elementu funduszu zgłasza swoją propozycję do bezpośredniej przełożonej, a po otrzymaniu akceptacji może rozpocząć proces realizacji. W roku 2019 budżet na cele szkoleniowe wyniósł 23833,33zł skorzystało z niego 6 osób na łączną kwotę 9546,50 zł.
- infrastruktura czyli zasoby wiedzy materialne (w postaci książek i publikacji polskich i zagranicznych zgromadzonych w bibliotece wewnętrznej FOB) oraz zasoby elektroniczne (gromadzone na dysku wewnętrznym i w programie Evernote)
- monitorowanie i ewaluacja rozwoju pracowniczek i pracowników w czasie indywidualnych spotkań z Dyrektorką Generalną. Rozmowy ewaluacyjne odbywają się raz na pół roku w oparciu o przygotowany i wypełniany przez wszystkich kwestionariusz. W czasie spotkania omawiane są osiągnięcia danej osoby, czyli stopień realizacji założonych celów, w tym celów rozwojowych. Rozmowa z przełożoną to również okazja do podzielenia się uwagami czy zgłoszenia nowych pomysłów związanych z rozwojem organizacji oraz osobistym rozwojem zawodowym
- menadżer ds. zarządzania wiedzą, powołany w 2019 r., do którego obowiązków należy m.in. realizacja badań i publikacji FOB oraz koordynacja działań dotyczących zarządzania wiedzą w FOB
W roku 2019 zespół FOBu uczestniczył w 52 wydarzeniach tematycznych, branżowych oraz konferencjach w roli uczestniczek i uczestników.
Tematami najczęściej podejmowanymi w 2019 były: dostępność, raportowanie społeczne, relacje z interesariuszami, wellbeing i kwestie związane z zarządzaniem różnorodnością, GOZ.
W ramach dzielenia się wiedzą z interesariuszami zewnętrznymi wykorzystywane są różnorodne formy i narzędzia przekazu (jak np. publikacje, konferencje, szkolenia, webinaria, warsztaty, wyjazdy studyjne do firm) z przekazem internetowym włącznie (za pośrednictwem strony internetowej, mediów społecznościowych, nagrań wideo, webinariów czy relacji prowadzonych na żywo).
Aktywność na Facebook
Fanpage | liczba fanów (na koniec 2019) |
Forum Odpowiedzialnego Biznesu | 11050 |
Raporty Społeczne | 1431 |
Karta Różnorodności | 1683 |
Liga Odpowiedzialnego Biznesu | 3376 |
Pracowniczki i pracownicy FOB są autorkami i autorami artykułów pismach specjalistycznych i mediach głównego nurtu, występują na konferencjach jako eksperci oraz prowadzą różnorodne spotkania i szkolenia służące upowszechnianiu wiedzy. Informacja o Forum Odpowiedzialnego Biznesu ukazała się w 2019 5879 razy, w tym wypowiedzi ekspertów Forum pojawiły się 426 razy (dane z monitoringu mediów IMM, partnera analitycznego Forum Odpowiedzialnego Biznesu).
Portal odpowiedzialnybiznes.pl to podstawowe źródło komunikacji z zainteresowanymi naszą działalnością (tabela aktywności). Zainteresowane osoby otrzymują raz na dwa tygodnie newsletter Respo z podsumowaniem najważniejszych informacji. Osobny newsletter otrzymują partnerzy biznesowi współpracujący z FOB w ramach Programu Partnerstwa oraz Karty Różnorodności.
Aktywności w portalu odpowiedzialnybiznes.pl
odpowiedzialnybiznes.pl | 2019 |
Użytkownicy | 188 450 |
Sesje | 273 643 |
Odsłony | 579 314 |
Dane w oparciu o mechanizm Google Analytics
"Jeżeli chcesz o czymś dużo wiedzieć, napisz o tym książkę!” – te, trochę żartobliwe, słowa jednego z moich dawnych wykładowców, prof. Dariusza Kołodziejczyka niosą proste przesłanie – jeśli mamy być w czymś naprawdę dobrzy to musimy poświęcić na to dużo czasu i energii, a ostatecznie zamienić zdobytą wiedzę w konkretny produkt. I tak się właśnie dzieje w FOB.
Rozwój naszej eksperckiej wiedzy opiera się na stałym kontakcie z praktykami CSR – przedstawicielami firm (zarówno Partnerów FOB, jak i innych), naukowcami, przedstawicielami organizacji pozarządowych i wszystkich innych zajmujących się praktyczną stroną CSR. Tę wiedzę, którą pozyskujemy, przekuwamy na raporty, szkolenia, publikacje i artykuły eksperckie.
Przekazując zdobytą wiedzę szukamy nowych pomysłów, nowych dróg dotarcia do odbiorców. Korzystamy z form tradycyjnych i online, z webinariów, konkursów, hackathonów, szukamy ciekawych mówców. Chcemy aby nasze materiały były atrakcyjne merytorycznie, ale też przystępne w formie.
Zwracamy uwagę, aby zdobywana i przekazywana przez nas wiedza pochodziła z różnych źródeł, gdyż tylko wtedy możemy patrzeć na temat z różnych punktów widzenia, dostrzegać jego wady i zalety, a ostatecznie znaleźć najlepsze rozwiązanie. Jest to dla nas naturalne, gdyż jako pracownicy i pracownice FOB mamy różne doświadczenia i potrafimy dostrzegać wagę różnych elementów naszego otoczenia.
Nie uciekamy też od tradycyjnych sposobów pozyskiwania wiedzy. W każdej chwili możemy sięgnąć do naszej biblioteki pełnej CSR-owych inspiracji, możemy korzystać ze szkoleń i uzyskać wsparcie finansowe żeby rozwijać swoje zainteresowania dotyczące zrównoważonego rozwoju.
Tadeusz Joniewicz
Menadżer ds. zarządzania wiedzą w FOB